Caixas de entrada: quanto menos, melhor.

Por Aline Rebelato

Eu sou uma curiosa quando o assunto é formas de se organizar melhor. Já li vários livros, testei vários métodos e estou sempre buscando formas melhores de dar conta das tarefas, prazos, compromissos.

Um dos livros que mais influenciou minha atual forma de organização é o GTD - Getting Things Done, de David Allen. Em português, o livro ganhou o nome de  "A Arte de Fazer Acontecer".

O método GTD em si, é assunto pra outro dia, mas quero destacar aqui um princípio muito importante que o autor traz, que é da caixa de entrada. 

Em resumo:

Caixa de entrada é um recipiente físico ou virtual para centralizar as coisas que chegam até você todos os dias até que você tenha tempo para resolvê-las.

Surgiu algo pra fazer? Registre na sua caixa de entrada. Exemplos:

- Um caderno ou bloco de anotações

- Bloco de notas do celular

- Um aplicativo de tarefas

- Um bandeja física onde você deposita as tarefas na forma de papel

O objetivo da caixa de entrada é te dar a tranquilidade de saber que  tudo o que representa algo que precisa ser feito ou decidido está armazenado em um LUGAR CONFIÁVEL e que, em algum momento, você vai processar e revisar o que está lá.

Com a caixa de entrada funcionando, você SABE que essa informação estará ali e sua mente fica tranquila. Se você disse que precisa fazer tal coisa, seu cérebro interpreta que deveria estar fazendo isso nesse momento. E sua mente vai continuar martelando isso na sua cabeça até que você faça algo a respeito. Se há pendências na sua cabeça, você não relaxa. E isso é tão verdade...

Bom, definido o conceito de caixa de entrada, te faço o convite para você definir quais serão as suas. E quanto menos, melhor. Algumas dicas:

Não anote um pouco no caderno, outro tanto nos lembretes de celular, marcar o email como lido pra ver depois, post it no mural... não faça isso!

Concentre suas tarefas em lugar confiável, único. Quanto menos caixas de entrada você precisar consultar, mais fácil sua rotina.

Vou te dar um exemplo do que funciona para mim

Eu escolhi um caderno para ser minha caixa de entrada e anoto nele absolutamente tudooooo.

- Chegou um comunicado da escola dos filhos que preciso decidir e assinar? Anoto no caderno.

- Chegou uma nova multa de trânsito? Anoto.

- Preciso fazer orçamentos para renovar o seguro do carro? Anoto no mesmo caderno.

- Tive uma nova ideia de lançamento para a empresa e preciso discutir com as sócias? Anoto.

Todas as pendências e tarefas que chegam pra mim, anoto nesse caderno, por ordem de entrada. Depois, vou priorizando o que precisa de atenção primeiro.

Eu já tentei manter as pendências no caderno e também num aplicativo chamado Trello, mas me atrapalhei toda. Para mim, uma única fonte de entrada é o que funciona melhor. Uso sim o Trello, bloco de notas, lembretes do celular, calendário do google, mas não como caixa de entrada. Seria impossível.

Esse sistema é o que mais funciona pra mim. Eu não uso o método GTD integralmente, fiz minhas adaptações, sabe? Meu sistema atual é um apanhado de vários métodos que fui conhecendo e testando ao longo dos anos.

É assim que me organizo, gostou?